Ile trwa postępowanie sprawdzające — terminy w postępowaniu zwykłym, poszerzonym, kolejnym i kontrolnym

Ile trwa postępowanie sprawdzające — terminy w postępowaniu zwykłym, poszerzonym, kolejnym i kontrolnym

„Złożyłem ankietę trzy miesiące temu i cisza" — to jedna z najczęstszych sytuacji, w których osoby sprawdzane szukają pomocy. Ustawa o ochronie informacji niejawnych zna kilka różnych terminów, a ich skutki prawne są zupełnie odmienne: jeden jest tylko instrukcyjny, inny — zawity, po którego upływie postępowanie musi zostać umorzone. Poniżej porządkujemy je wszystkie.

Postępowanie zwykłe i poszerzone — 3 miesiące, ale nie zawite

Zgodnie z art. 24 ust. 6 wszystkie czynności w toku postępowania sprawdzającego muszą być rzetelnie udokumentowane i powinny być zakończone przed upływem 3 miesięcy od dnia:

• złożenia do pełnomocnika ochrony wypełnionej ankiety, albo
• złożenia wniosku o przeprowadzenie postępowania sprawdzającego wraz z wypełnioną ankietą.

Termin ten obowiązuje tak samo w postępowaniu zwykłym (klauzula „poufne") jak i poszerzonym („tajne", „ściśle tajne"). Ustawodawca użył jednak słowa „powinny", a nie „muszą" — i to przesądza o jego charakterze. Przekroczenie trzech miesięcy nie unieważnia postępowania ani nie rodzi żadnego automatycznego skutku po stronie organu.

Rodzi natomiast konkretne uprawnienie osoby sprawdzanej. Art. 24 ust. 7: w razie niedotrzymania terminu organ prowadzący postępowanie informuje — na wniosek osoby sprawdzanej — o przewidywanym terminie zakończenia postępowania oraz, jeżeli nie naruszy to zasad ochrony informacji niejawnych, o powodach przedłużania się postępowania.

Praktyczna konsekwencja: po upływie trzech miesięcy warto złożyć taki wniosek na piśmie. Nie przyspiesza on sprawy z mocy prawa, ale tworzy ślad w aktach, wymusza na organie zajęcie stanowiska i bywa pierwszym krokiem, po którym postępowanie rusza. Bez wniosku organ nie ma obowiązku informowania o niczym.

Od czego zależy realny czas? Od zakresu czynności. Zwykłe postępowanie to przede wszystkim sprawdzenia w ewidencjach, rejestrach i kartotekach, w tym w KRK (art. 25 ust. 1 pkt 1), a na wniosek pełnomocnika ochrony — sprawdzenie przez ABW albo SKW w ewidencjach niedostępnych powszechnie (pkt 2). Poszerzone dokłada czynności z art. 26 ust. 1: rozmowy z przełożonymi i innymi osobami, wywiad w miejscu zamieszkania, sprawdzenie rachunku bankowego i zadłużenia. Każda z nich to tygodnie. Więcej o samym przebiegu — w opracowaniu Postępowanie sprawdzające krok po kroku.

Kiedy pojawia się wysłuchanie

Jeżeli w toku postępowania wystąpią wątpliwości niepozwalające ustalić, czy osoba daje rękojmię zachowania tajemnicy, organ zapewnia jej w trakcie wysłuchania możliwość osobistego ustosunkowania się do informacji wywołujących te wątpliwości (art. 25 ust. 6). Wysłuchanie zwykle wydłuża postępowanie — ale jest też najważniejszym momentem dla osoby sprawdzanej. Wezwanie na wysłuchanie to sygnał, że sprawa nie jest rutynowa i że warto przyjść przygotowanym, z dokumentami.

Kolejne postępowanie — termin 3 miesięcy nie obowiązuje

Poświadczenie bezpieczeństwa wydaje się na czas określony (art. 29 ust. 3): 10 lat przy klauzuli „poufne", 7 lat przy „tajne", 5 lat przy „ściśle tajne". Przed upływem tego okresu przeprowadza się kolejne postępowanie sprawdzające.

Uruchamia je pisemny wniosek kierownika jednostki organizacyjnej lub osoby uprawnionej do obsady stanowiska, złożony co najmniej na 6 miesięcy przed upływem terminu ważności poświadczenia (art. 32 ust. 1). Samo postępowanie powinno być zakończone przed upływem terminu ważności poświadczenia, a termin trzech miesięcy z art. 24 ust. 6 nie ma tu zastosowania (art. 32 ust. 3). Punktem odniesienia jest więc data wygaśnięcia poświadczenia, nie data złożenia ankiety.

Wniosek praktyczny: warto samemu pilnować daty ważności własnego poświadczenia i przypomnieć pełnomocnikowi ochrony o terminie sześciu miesięcy. Poświadczenie, które wygasa w trakcie postępowania, oznacza przerwę w dostępie do informacji niejawnych — a w wielu formacjach przerwę w wykonywaniu obowiązków.

Kontrolne postępowanie sprawdzające — tu terminy są twarde

Zupełnie inaczej wygląda sytuacja osoby, która poświadczenie już ma, a wobec której wszczęto kontrolne postępowanie sprawdzające (art. 33 ust. 1 — gdy ujawnią się nowe informacje wskazujące na brak rękojmi). Terminy z art. 33:

• czynności powinny być zakończone przed upływem 6 miesięcy od dnia wszczęcia (ust. 9);
• w szczególnie uzasadnionych przypadkach organ jednorazowo przedłuża postępowanie o kolejne 6 miesięcy, zawiadamiając o tym osobę sprawdzaną, pełnomocnika ochrony i kierownika jednostki (ust. 10);
• postępowanie kończy się decyzją o umorzeniu, jeżeli nie zostanie zakończone przed upływem 12 miesięcy od dnia wszczęcia (ust. 11 pkt 3).

Ten ostatni termin ma charakter zawity: po dwunastu miesiącach organ nie może już wydać decyzji o cofnięciu poświadczenia, lecz musi postępowanie umorzyć. Tak też odczytuje go w swoich materiałach ABW. Pozostałe dwa sposoby zakończenia to decyzja o cofnięciu poświadczenia (ust. 11 pkt 1) albo poinformowanie o braku zastrzeżeń z potwierdzeniem dalszej zdolności do zachowania tajemnicy (pkt 2).

Dla osoby, wobec której trwa takie postępowanie, oznacza to konieczność prowadzenia własnego kalendarza od dnia doręczenia zawiadomienia o wszczęciu (art. 33 ust. 6). Po upływie 12 miesięcy warto złożyć wniosek o umorzenie — bo dostęp do informacji niejawnych jest w tym czasie zablokowany od pierwszego dnia postępowania (ust. 7), a każdy dodatkowy miesiąc blokady to realna szkoda zawodowa. Skutki cofnięcia opisujemy w opracowaniu o cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa.

Czym kończy się postępowanie

Postępowanie sprawdzające kończy się jednym z trzech rozstrzygnięć: wydaniem poświadczenia bezpieczeństwa (art. 29 ust. 1), decyzją o odmowie jego wydania (art. 30) albo decyzją o umorzeniu (art. 31). Umorzenie następuje w razie śmierci osoby sprawdzanej, jej rezygnacji ze stanowiska lub prac związanych z dostępem do informacji niejawnych, odstąpienia kierownika jednostki od zamiaru obsadzenia jej na takim stanowisku albo gdy postępowanie z innej przyczyny stało się bezprzedmiotowe.

Warto o tym pamiętać przy zmianie pracy w toku postępowania: rezygnacja ze stanowiska kończy sprawę umorzeniem, a nie odmową — a to istotna różnica w dokumentach, które będą towarzyszyć osobie sprawdzanej w przyszłości.

Terminy po decyzji odmownej

Jeżeli postępowanie zakończy się odmową albo cofnięciem, uruchamiają się terminy odwoławcze: 14 dni na odwołanie do Prezesa Rady Ministrów od doręczenia decyzji (odwołanie nie wymaga uzasadnienia i nie wstrzymuje wykonania — art. 35), 3 miesiące na jego rozpatrzenie, a następnie 30 dni na skargę do sądu administracyjnego (art. 38). Szczegółowo opisujemy tę ścieżkę w opracowaniu o odwołaniu od odmowy poświadczenia bezpieczeństwa.

Jest też termin, o którym rzadko się pamięta: wobec osoby, której odmówiono wydania poświadczenia, kolejne postępowanie sprawdzające można przeprowadzić najwcześniej po roku od daty doręczenia decyzji odmownej (art. 30 ust. 7). Rok to czas na uporządkowanie okoliczności, które legły u podstaw odmowy — i na przygotowanie materiału, który przy następnym podejściu je usunie.

Podsumowanie — kalendarz w jednym miejscu

• 3 miesiące — termin zakończenia postępowania zwykłego i poszerzonego (art. 24 ust. 6); instrukcyjny, ale po jego upływie można żądać informacji o przewidywanym terminie zakończenia i powodach zwłoki (ust. 7).
• 6 miesięcy przed wygaśnięciem — termin złożenia wniosku o kolejne postępowanie sprawdzające (art. 32 ust. 1); samo postępowanie ma się zakończyć przed upływem ważności poświadczenia, a trzy miesiące tu nie obowiązują (ust. 3).
• 10 / 7 / 5 lat — okres ważności poświadczenia odpowiednio dla klauzul „poufne", „tajne", „ściśle tajne" (art. 29 ust. 3).
• 6 + 6 miesięcy, umorzenie po 12 — kontrolne postępowanie sprawdzające (art. 33 ust. 9, 10 i ust. 11 pkt 3); ostatni termin jest zawity.
• 14 dni / 30 dni — odwołanie do Prezesa Rady Ministrów i skarga do sądu administracyjnego.
• rok — okres, przed upływem którego nie można przeprowadzić nowego postępowania po decyzji odmownej (art. 30 ust. 7).

Czas w tych sprawach działa na korzyść tego, kto go liczy — i kto po upływie każdego z terminów sięga po przysługujące mu uprawnienie, zamiast czekać na reakcję organu.

*JP Legal — Kancelaria Radcy Prawnego Jacka Posyniaka*