Wysłuchanie w postępowaniu sprawdzającym — rozmowa, pełnomocnik, protokół i prawa osoby sprawdzanej

Postępowanie sprawdzające toczy się w dużej mierze bez udziału osoby sprawdzanej: organ analizuje ankietę, sprawdza rejestry, zbiera informacje. Są jednak momenty, w których osoba sprawdzana spotyka się z organem twarzą w twarz — rozmowa z ABW albo SKW, rozmowa z organem prowadzącym postępowanie i wreszcie wysłuchanie. To ostatnie jest szczególne: ustawa traktuje je jako gwarancję, a dla osoby sprawdzanej bywa jedyną okazją, by odnieść się do tego, co budzi wątpliwości organu.

Poniżej wyjaśniamy, czym te czynności się różnią, kiedy organ musi przeprowadzić wysłuchanie, kiedy może od niego odstąpić i jak się do niego przygotować. Przepisy powołujemy według ustawy z 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1209).

Rozmowa a wysłuchanie — trzy różne czynności

| Czynność | Kiedy | Kto prowadzi | Podstawa | |---|---|---|---| | rozmowa w celu usunięcia nieścisłości lub sprzeczności w uzyskanych informacjach | w toku sprawdzenia w ewidencjach i kartotekach niedostępnych powszechnie (zwykłe postępowanie) | ABW albo SKW | art. 25 ust. 3 | | rozmowa z osobą sprawdzaną | jeżeli jest to konieczne w wyniku uzyskanych informacji | organ prowadzący postępowanie | art. 25 ust. 5, w postępowaniu poszerzonym w zw. z art. 26 ust. 4 | | wysłuchanie | gdy wątpliwości nie pozwalają ustalić, czy osoba daje rękojmię zachowania tajemnicy | organ prowadzący postępowanie | art. 25 ust. 6, w postępowaniu poszerzonym w zw. z art. 26 ust. 4 |

Rozmowy służą zbieraniu i weryfikowaniu informacji. Wysłuchanie ma inny cel: organ „zapewnia osobie sprawdzanej w trakcie wysłuchania możliwość osobistego ustosunkowania się do informacji wywołujących te wątpliwości" (art. 25 ust. 6). Akcent jest tu odwrócony: nie chodzi przede wszystkim o to, by organ coś ustalił, lecz o to, by osoba sprawdzana mogła odpowiedzieć na to, co przemawia przeciwko niej.

W postępowaniu poszerzonym organ może ponadto — jeżeli jest to konieczne w wyniku uzyskanych informacji — rozmawiać z przełożonymi osoby sprawdzanej i innymi osobami oraz przeprowadzić wywiad w miejscu zamieszkania (art. 26 ust. 1 pkt 1 i 2), a przy klauzuli „ściśle tajne" także rozmowę z trzema osobami wskazanymi przez osobę sprawdzaną (art. 26 ust. 5).

Kiedy wysłuchanie jest obowiązkowe

Przepis jest sformułowany kategorycznie: jeżeli wystąpią wątpliwości niepozwalające na ustalenie, czy osoba sprawdzana daje rękojmię zachowania tajemnicy, organ zapewnia jej wysłuchanie (art. 25 ust. 6). Dotyczy to postępowania zwykłego, poszerzonego (art. 26 ust. 4) i kontrolnego (art. 33 ust. 8).

Organ odstępuje od wysłuchania tylko w dwóch sytuacjach (art. 25 ust. 7):

1. gdy jego przeprowadzenie wiązałoby się z ujawnieniem informacji niejawnych;
2. gdy postępowanie doprowadziło do niebudzącego wątpliwości ustalenia, że osoba sprawdzana nie daje rękojmi zachowania tajemnicy.

Ponieważ decyzja powinna zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne (art. 30 ust. 3 pkt 1), powinno z niej wynikać, dlaczego wysłuchania nie przeprowadzono. Drugi wyjątek jest szczególnie wymagający dla organu: skoro wysłuchanie przewidziano właśnie na wypadek wątpliwości, rezygnacja z niego zakłada, że wątpliwości już nie ma — a ustalenie musi być „niebudzące wątpliwości". Jeżeli organ wydał decyzję odmowną bez wysłuchania, choć z jego uzasadnienia wynika, że wątpliwości były, to mocny argument odwołania.

Prawa osoby sprawdzanej

• Pełnomocnik. Na wysłuchanie można stawić się ze swoim pełnomocnikiem (art. 25 ust. 6).
• Protokół. Z przebiegu wysłuchania sporządza się protokół, który podpisują osoba prowadząca wysłuchanie, osoba wysłuchana oraz pełnomocnik, jeżeli w nim uczestniczył (art. 25 ust. 6).
• Dowody. Na podstawie art. 3 ustawy w postępowaniach sprawdzających stosuje się m.in. przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, zgodnie z którymi jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem, a organ jest obowiązany w sposób wyczerpujący zebrać i rozpatrzyć cały materiał dowodowy (art. 75 § 1 i art. 77 § 1 k.p.a.).
• Bezstronność. Organ jest obowiązany kierować się zasadami bezstronności i obiektywizmu oraz wykazać najwyższą staranność (art. 24 ust. 5). Stosuje się także przepisy k.p.a. o wyłączeniu pracownika (art. 24 § 1 pkt 1–6 i § 2–4 k.p.a. w zw. z art. 3 ustawy) — w tym możliwość żądania wyłączenia, gdy zostanie uprawdopodobnione istnienie okoliczności, które mogą wywołać wątpliwość co do bezstronności osoby prowadzącej sprawę (art. 24 § 3 k.p.a.).
• Wgląd do akt po zakończeniu. Akta zakończonego zwykłego lub kontrolnego postępowania sprawdzającego, w tym protokół wysłuchania, mogą zostać udostępnione osobie sprawdzanej do wglądu, z wyłączeniem danych osób trzecich (art. 72 ust. 4). Przepis nie obejmuje postępowania poszerzonego.

Jak przygotować się do wysłuchania

1. Ustal, czego może dotyczyć. Organ nie zawsze wskaże wprost, która przesłanka budzi wątpliwości. Zestaw swoją sytuację z katalogiem art. 24 ust. 2 i 3: działalność wymierzona przeciwko Polsce, zagrożenie ze strony obcych służb, porządek konstytucyjny, rzetelność ankiety, podatność na szantaż, postępowanie z informacjami niejawnymi, a w postępowaniu poszerzonym także poziom życia, zdrowie i uzależnienia.
2. Przyjdź z dokumentami. Zaświadczenia, umowy, potwierdzenia spłat, dokumentacja leczenia, korespondencja — dokument usuwa wątpliwość skuteczniej niż deklaracja.
3. Przygotuj krótkie stanowisko na piśmie. Pismo złożone do akt porządkuje argumenty i nie zależy od tego, jak zostaną one streszczone w protokole.
4. Odpowiadaj prawdziwie i konkretnie. Świadome podanie nieprawdy w toku postępowania jest samodzielną przesłanką wątpliwości co do rękojmi (art. 24 ust. 2 pkt 4). Jeżeli nie znasz odpowiedzi, lepiej zapowiedzieć uzupełnienie na piśmie niż zgadywać.
5. Przeczytaj protokół przed podpisaniem. Jeżeli nie oddaje tego, co powiedziałeś, zgłoś to i poproś o odnotowanie zastrzeżeń. Po wysłuchaniu sporządź własną notatkę z jego przebiegu.
6. Uzupełnij, co obiecałeś. Jeżeli zapowiedziałeś dokumenty lub wyjaśnienia, złóż je szybko — postępowanie zwykłe i poszerzone powinno zakończyć się w ciągu 3 miesięcy (art. 24 ust. 6), kolejne — przed upływem ważności poświadczenia (art. 32 ust. 3), a kontrolne w ciągu 6 miesięcy, z możliwością jednorazowego przedłużenia (art. 33 ust. 9–10).
7. Pamiętaj o innych postępowaniach. Jeżeli równolegle toczy się sprawa karna lub dyscyplinarna, treść wyjaśnień uzgodnij z obrońcą — akta postępowania sprawdzającego mogą zostać udostępnione sądowi lub prokuratorowi dla celów postępowania karnego (art. 72 ust. 1 pkt 1 i ust. 3).

Wysłuchanie a odwołanie

Sąd administracyjny orzeka na podstawie akt sprawy (art. 133 § 1 Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi). To, czego osoba sprawdzana nie powie i nie złoży w postępowaniu przed organem, trudno będzie później uwzględnić. Wysłuchanie i odwołanie to dwa ostatnie momenty, w których organ ocenia nowy materiał — w odwołaniu można dodatkowo żądać przeprowadzenia dodatkowych czynności, w tym ponownych badań specjalistycznych wykonanych przez innego specjalistę (art. 36 ust. 3). Piszemy o tym w artykule o odwołaniu od odmowy wydania poświadczenia, a o postępowaniu kontrolnym — w tekście o zawiadomieniu o kontrolnym postępowaniu sprawdzającym.

Najczęstsze pytania

Czy organ musi mnie wysłuchać, zanim odmówi poświadczenia?

Jeżeli wystąpiły wątpliwości niepozwalające ustalić, czy dajesz rękojmię zachowania tajemnicy — tak (art. 25 ust. 6). Organ odstępuje od wysłuchania tylko wtedy, gdy wiązałoby się ono z ujawnieniem informacji niejawnych albo gdy ustalił w sposób niebudzący wątpliwości, że rękojmi nie dajesz (art. 25 ust. 7).

Czy mogę przyjść na wysłuchanie z adwokatem lub radcą prawnym?

Tak. Ustawa przewiduje, że osoba sprawdzana może stawić się na wysłuchanie ze swoim pełnomocnikiem, a pełnomocnik, który uczestniczył w wysłuchaniu, podpisuje protokół (art. 25 ust. 6).

Czy dowiem się, jakie informacje mnie obciążają?

Wysłuchanie służy właśnie temu, by osoba sprawdzana mogła ustosunkować się do informacji wywołujących wątpliwości (art. 25 ust. 6). Organ nie ujawni jednak informacji niejawnych — jeżeli wysłuchanie wiązałoby się z ich ujawnieniem, odstępuje od niego (art. 25 ust. 7 pkt 1).

Czym różni się rozmowa od wysłuchania?

Rozmowa służy wyjaśnieniu informacji, które zebrał organ — na przykład nieścisłości lub sprzeczności (art. 25 ust. 3 i 5). Wysłuchanie jest gwarancją dla osoby sprawdzanej: przeprowadza się je, gdy wątpliwości nie pozwalają ustalić, czy osoba daje rękojmię, i sporządza się z niego protokół (art. 25 ust. 6).

Czy w kontrolnym postępowaniu też jest wysłuchanie?

Tak. Do kontrolnego postępowania sprawdzającego stosuje się m.in. art. 25 (art. 33 ust. 8), a więc także przepisy o wysłuchaniu.

Treść ma charakter informacyjny i nie zastępuje analizy konkretnej sprawy. Jeżeli zostałeś wezwany na wysłuchanie albo decyzję wydano bez niego, zobacz, jak prowadzimy odwołania od odmowy i cofnięcia poświadczenia.

*JP Legal — Kancelaria Radcy Prawnego Jacka Posyniaka*