Błąd w ankiecie bezpieczeństwa osobowego — pomyłka czy zatajenie i jak to naprawić

Ankieta bezpieczeństwa osobowego liczy kilkadziesiąt stron i obejmuje często kilkanaście lat życia: adresy, miejsca pracy, wyjazdy, kontakty z cudzoziemcami, rodzinę, a w postępowaniu poszerzonym także zdrowie i finanse. Nic dziwnego, że po jej złożeniu wiele osób przypomina sobie o czymś, czego nie wpisało — o krótkim wyjeździe, dawnym adresie, spłaconej pożyczce czy znajomym z zagranicy. Pierwsza myśl brzmi zwykle: „zataiłem, więc dostanę odmowę".

To nie jest takie proste. Ustawa z 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1209) nie karze za każdą nieścisłość, tylko za ukrywanie i świadome podawanie nieprawdy. Ale to, co osoba sprawdzana zrobi po odkryciu pomyłki, ma duże znaczenie dla oceny jej intencji. Poniżej wyjaśniamy, gdzie przebiega granica i jak skorygować ankietę na różnych etapach.

Co dokładnie mówi przepis

Jedną z przesłanek, które organ bada w każdym postępowaniu sprawdzającym, są uzasadnione wątpliwości dotyczące „ukrywania lub świadomego niezgodnego z prawdą podawania w ankiecie bezpieczeństwa osobowego (...) lub postępowaniu sprawdzającym przez osobę sprawdzaną informacji mających znaczenie dla ochrony informacji niejawnych" (art. 24 ust. 2 pkt 4).

Z tego brzmienia wynikają trzy elementy:

• zachowanie — ukrywanie albo świadome podawanie nieprawdy, a więc działanie z wiedzą o tym, że informacja jest pomijana lub nieprawdziwa;
• miejsce — nie tylko ankieta, ale całe postępowanie sprawdzające, w tym rozmowy i wysłuchanie;
• znaczenie informacji — chodzi o informacje mające znaczenie dla ochrony informacji niejawnych, a nie o każdy szczegół formularza.

Oświadczenie, które podpisuje się na końcu ankiety, jest sformułowane szerzej — bez słowa „świadome": osoba sprawdzana oświadcza, że wypełniła ankietę „osobiście, zgodnie ze swoją wiedzą", świadoma, że „ukrywanie lub podawanie niezgodnych z prawdą informacji mających znaczenie dla ochrony informacji niejawnych będzie mogło stanowić podstawę odmowy wydania (...) poświadczenia bezpieczeństwa". Kryterium z ustawy pozostaje jednak art. 24 ust. 2 pkt 4, a sformułowanie „zgodnie ze swoją wiedzą" też wskazuje, że liczy się to, co osoba wiedziała.

Trzeba jednak pamiętać o regule z art. 24 ust. 4: w razie niedających się usunąć wątpliwości pierwszeństwo ma interes ochrony informacji niejawnych. Organ nie musi więc mieć pewności, że ktoś coś zataił. Wystarczy, że nie da się usunąć uzasadnionych wątpliwości co do tego, czy pominięcie było przypadkowe.

Pomyłka czy zatajenie — co ma znaczenie w ocenie

Ustawa nie zawiera listy kryteriów, ale z jej konstrukcji wynika, na co organ patrzy w praktyce:

• waga pominiętej informacji — inaczej oceniana jest pomyłka w dacie przeprowadzki, inaczej pominięcie długu, postępowania karnego czy kontaktu z obywatelem państwa trzeciego;
• sprawdzalność — pominięcie czegoś, co organ i tak ustali w rejestrach, trudno przekonująco uznać za próbę ukrycia; z drugiej strony właśnie przy takich informacjach rozbieżność wychodzi najszybciej;
• spójność — czy ta sama okoliczność została podana gdzie indziej, na przykład w innej części ankiety, w poprzedniej ankiecie albo w rozmowie;
• reakcja osoby sprawdzanej — czy sama zgłosiła i wyjaśniła pomyłkę, zanim organ ją wykrył, czy zaczęła tłumaczyć się dopiero po pytaniu organu.

Ostatni punkt to ten, na który osoba sprawdzana ma po złożeniu ankiety największy wpływ. Dlatego tak ważne jest, co zrobi, gdy pomyłkę zauważy.

Zanim złożysz ankietę

Instrukcja do ankiety daje kilka narzędzi, które pozwalają uniknąć problemu:

• „nie wiem" zamiast zgadywania — w razie braku wiedzy umożliwiającej podanie danych należy wpisać sformułowanie „nie wiem" i podać przyczynę (pkt 6 instrukcji). Wymyślona data albo przybliżony adres to ryzyko, którego łatwo uniknąć;
• dodatkowy arkusz — jeżeli w ankiecie jest za mało miejsca, dane podaje się na osobnym arkuszu formatu A4 dołączonym do ankiety (pkt 3 instrukcji). Tam też można opisać kontekst trudniejszej okoliczności;
• komplet rubryk — przy odpowiedzi twierdzącej na pytanie zasadnicze wypełnia się wszystkie rubryki z nim związane (pkt 4 instrukcji);
• ostrożnie z kopią — wypełniona ankieta stanowi tajemnicę prawnie chronioną i podlega ochronie jak informacja niejawna o klauzuli „zastrzeżone" (postępowanie zwykłe) albo „poufne" (postępowanie poszerzone) (art. 24 ust. 10). Prywatna kopia też wymagałaby takiej ochrony. Po zakończeniu zwykłego lub kontrolnego postępowania można natomiast przejrzeć akta — z wyłączeniem danych osób trzecich (art. 72 ust. 4).

Więcej praktycznych wskazówek zawiera nasz poradnik o ankiecie bezpieczeństwa osobowego.

Pomyłka zauważona w trakcie postępowania

Ustawa nie przewiduje osobnego trybu „korekty ankiety". Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, by osoba sprawdzana złożyła do organu prowadzącego postępowanie pisemne uzupełnienie lub sprostowanie — z wyjaśnieniem, czego dotyczy pomyłka i skąd się wzięła, a w razie potrzeby z dokumentami.

Kilka zasad, które warto zachować:

1. Im wcześniej, tym lepiej. Sprostowanie złożone z własnej inicjatywy, zanim organ zada pytanie, najlepiej świadczy o braku zamiaru ukrycia.
2. Na piśmie. Ustne wspomnienie o pomyłce trudno później wykazać; pismo trafia do akt.
3. Rzeczowo, bez nadmiernych tłumaczeń. Wystarczy wskazać, co było nieprawidłowe, jak brzmi poprawna informacja i dlaczego doszło do pomyłki.
4. Spójnie z dalszymi czynnościami. Jeżeli dojdzie do rozmowy z osobą sprawdzaną (art. 25 ust. 5) albo wysłuchania (art. 25 ust. 6 — organ odstępuje od niego tylko w przypadkach z art. 25 ust. 7), warto wrócić do sprostowania i potwierdzić je. Z wysłuchania sporządza się protokół podpisywany także przez osobę wysłuchaną — warto go uważnie przeczytać przed podpisaniem.

Pomyłka odkryta po wydaniu poświadczenia

Ustawa nie nakłada na osobę, która ma poświadczenie, obowiązku bieżącego aktualizowania ankiety — taki obowiązek informowania o zmianach danych ma natomiast przedsiębiorca w postępowaniu bezpieczeństwa przemysłowego (art. 70). Obowiązki informacyjne mogą jednak wynikać z przepisów wewnętrznych formacji lub jednostki, dlatego warto je sprawdzić.

Sama pomyłka w dawnej ankiecie nie znika. Akta postępowania przechowuje się co najmniej 20 lat (art. 72 ust. 6), a na potrzeby późniejszego postępowania wobec tej samej osoby mogą zostać udostępnione — na pisemne żądanie — organowi, który je prowadzi; akta AW, ABW, SKW i SWW udostępnia się wyłącznie dla postępowania prowadzonego przez tę samą służbę (art. 72 ust. 1 pkt 2, ust. 2 i 3). Jeżeli rozbieżność wyjdzie na jaw, może zostać uznana za nową informację wskazującą na brak rękojmi — a to podstawa kontrolnego postępowania sprawdzającego, w którym nie wypełnia się nowej ankiety, a kierownik jednostki po otrzymaniu zawiadomienia o jego wszczęciu uniemożliwia dostęp do informacji niejawnych (art. 33 ust. 1 i 7).

Najbardziej naturalnym momentem na korektę jest kolejne postępowanie sprawdzające, które przeprowadza się na wniosek złożony co najmniej 6 miesięcy przed upływem ważności poświadczenia (art. 32 ust. 1). Wypełnia się wtedy nową ankietę — przy czym część III tylko za okres od wypełnienia poprzedniej, z adnotacją „bez zmian" tam, gdzie dane się nie zmieniły (pkt 14 instrukcji). Jeżeli wcześniejsza ankieta zawierała błąd, lepiej wyraźnie go wskazać i wyjaśnić, niż po cichu wpisać inną odpowiedź — organ zestawi obie ankiety.

Gdy organ zarzuca zatajenie

Jeżeli decyzja o odmowie albo o cofnięciu poświadczenia opiera się na art. 24 ust. 2 pkt 4, odwołanie powinno odpowiadać na każdy z elementów przepisu:

• brak świadomości — dlaczego pominięcie było pomyłką, a nie decyzją; tu znaczenie ma wcześniejsze samodzielne sprostowanie i jego okoliczności;
• znaczenie informacji — czy pominięta okoliczność rzeczywiście ma znaczenie dla ochrony informacji niejawnych;
• procedura — czy organ zapewnił wysłuchanie, gdy pojawiły się wątpliwości (art. 25 ust. 6), czy działał z najwyższą starannością (art. 24 ust. 5) i czy uzasadnienie decyzji pozwala odtworzyć jego rozumowanie (art. 30 ust. 3 pkt 1).

Odwołanie wnosi się w terminie 14 dni od doręczenia decyzji (art. 35 ust. 2). Szczegóły opisujemy w artykule o odwołaniu od odmowy wydania poświadczenia, a o tym, jak organy oceniają rękojmię — w opracowaniu o rękojmi zachowania tajemnicy.

Najczęstsze pytania

Czy pomyłka w dacie albo adresie to zatajenie?

Sama pomyłka nie jest ukrywaniem ani świadomym podawaniem nieprawdy (art. 24 ust. 2 pkt 4). Warto ją jednak sprostować na piśmie, gdy tylko ją zauważysz — zwłaszcza jeśli dotyczy informacji, którą organ może zweryfikować.

Przypomniałem sobie o wyjeździe, którego nie wpisałem. Co teraz?

Złóż do organu prowadzącego postępowanie pisemne uzupełnienie z wyjaśnieniem. O tym, jakie wyjazdy i kontakty trzeba wykazać, piszemy w artykule o kontaktach zagranicznych w ankiecie.

Czy za nieprawdę w ankiecie grozi odpowiedzialność karna?

Ustawa o ochronie informacji niejawnych nie zawiera przepisów karnych, a oświadczenie w ankiecie nie jest składane pod rygorem odpowiedzialności karnej — jako skutek wskazuje możliwość odmowy wydania poświadczenia. Nie oznacza to jednak, że odpowiedzialność karna jest wykluczona w każdej sytuacji: przy celowym wprowadzeniu organu w błąd w grę mogą wchodzić przepisy Kodeksu karnego, np. art. 272 k.k. o wyłudzeniu poświadczenia nieprawdy. Taka ocena zawsze zależy od okoliczności sprawy.

Nie znam dokładnych danych krewnego. Co wpisać?

Instrukcja przewiduje taką sytuację: w razie braku wiedzy wpisuje się „nie wiem" i podaje przyczynę (pkt 6 instrukcji). To lepsze niż dane przybliżone.

Czy po wydaniu poświadczenia muszę zgłaszać zmiany danych z ankiety?

Ustawa nie nakłada takiego obowiązku na osobę posiadającą poświadczenie — przewiduje go dla przedsiębiorców (art. 70). Warto jednak sprawdzić przepisy wewnętrzne swojej jednostki. Zmiany wykazuje się w każdym razie w ankiecie przy kolejnym postępowaniu sprawdzającym.

Treść ma charakter informacyjny i nie zastępuje analizy konkretnej sprawy. Jeżeli organ zarzuca Ci zatajenie informacji, zobacz, jak prowadzimy odwołania od odmowy i cofnięcia poświadczenia.

*JP Legal — Kancelaria Radcy Prawnego Jacka Posyniaka*