Utrata poświadczenia a zwolnienie ze służby — SOP, wojsko, Policja i inne formacje

Pytanie, które pada w niemal każdej sprawie funkcjonariusza lub żołnierza, brzmi: „Jeżeli stracę poświadczenie bezpieczeństwa, czy stracę też służbę?". Odpowiedź zależy od formacji. Ustawa z 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1209) odcina dostęp do informacji niejawnych, ale nie przesądza o losie stosunku służbowego. Tym zajmują się ustawy pragmatyczne — i każda robi to inaczej. W jednej formacji odmowa albo cofnięcie poświadczenia oznacza obowiązkowe zwolnienie, w innej zwolnienie możliwe, a w większości przepisy w ogóle tej sytuacji nie regulują.

Poniżej zestawiamy, co wynika z samej ustawy o ochronie informacji niejawnych, a co z przepisów poszczególnych formacji.

Co wynika z ustawy o ochronie informacji niejawnych

Ustawa wiąże z poświadczeniem dostęp do informacji, a nie zatrudnienie:

• Co do zasady bez poświadczenia nie ma pracy z informacjami „poufnymi" i wyższymi. Dopuszczenie do pracy lub służby na stanowisku związanym z dostępem do informacji o klauzuli „poufne" lub wyższej wymaga uzyskania poświadczenia bezpieczeństwa i odbycia szkolenia (art. 21 ust. 1) — z zastrzeżeniem wyjątków z art. 34, takich jak pisemna zgoda na jednorazowe udostępnienie określonych informacji (art. 34 ust. 5 pkt 1).
• Odmowa oznacza natychmiastowe odcięcie. Osoba uprawniona do obsady stanowiska jest obowiązana niezwłocznie po otrzymaniu zawiadomienia o odmowie uniemożliwić dostęp do informacji niejawnych (art. 30 ust. 6). Przepis zastrzega przy tym art. 21 ust. 4, który do informacji o klauzuli „zastrzeżone" dopuszcza na podstawie pisemnego upoważnienia kierownika jednostki i po odbyciu szkolenia — o tym poziomie dostępu decyduje więc kierownik. Takiego zastrzeżenia nie ma w przepisie o kontrolnym postępowaniu sprawdzającym (art. 33 ust. 7).
• Kontrolne postępowanie odcina dostęp, zanim zapadnie decyzja. Po otrzymaniu zawiadomienia o wszczęciu kontrolnego postępowania sprawdzającego kierownik jednostki lub osoba uprawniona do obsady stanowiska uniemożliwia osobie sprawdzanej dostęp do informacji niejawnych (art. 33 ust. 7). Postępowanie powinno zakończyć się w ciągu 6 miesięcy od wszczęcia; w szczególnie uzasadnionych przypadkach organ jednorazowo przedłuża je o kolejne 6, a jeżeli nie zakończy się przed upływem 12 miesięcy od wszczęcia — kończy się decyzją o umorzeniu (art. 33 ust. 9–11).
• Odwołanie nie przywraca dostępu. Wniesienie odwołania nie wstrzymuje wykonania decyzji (art. 35 ust. 5).
• Odmowa zostawia ślad. Pełnomocnik ochrony prowadzi wykaz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia lub je cofnięto (art. 15 ust. 1 pkt 8). ABW i SKW prowadzą ewidencję takich osób, z wyłączeniem zatrudnionych lub pełniących służbę w formacjach, które same prowadzą postępowania sprawdzające (art. 73 ust. 1 w zw. z art. 23 ust. 5).

Czego ustawa nie mówi: że funkcjonariusza lub żołnierza bez poświadczenia trzeba zwolnić. To pytanie do ustaw pragmatycznych.

Służba Ochrony Państwa: zwolnienie obowiązkowe

Ustawa o Służbie Ochrony Państwa jest pod tym względem najostrzejsza:

• poświadczenie jest warunkiem mianowania — „mianowanie może nastąpić po uzyskaniu poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych, wymaganego na określonym stanowisku służbowym" (art. 76 ust. 7);
• już wszczęcie kontrolnego postępowania sprawdzającego, a także odmowa wydania poświadczenia oznaczają, że funkcjonariusza zwalnia się lub odwołuje ze stanowiska służbowego i przenosi do dyspozycji Komendanta SOP (art. 79);
• dyspozycja trwa najwyżej 6 miesięcy (art. 80 ust. 4). W tym czasie funkcjonariuszowi można zaproponować równorzędne stanowisko; jeżeli nie wyrazi na nie pisemnej zgody, zwalnia się go ze służby (art. 80 ust. 2, art. 107 ust. 1 pkt 8). Zwolnieniem kończy się też sytuacja, w której przez okres dyspozycji nie otrzymał propozycji innego stanowiska (art. 107 ust. 1 pkt 9);
• funkcjonariusza zwalnia się ze służby w przypadku „ostatecznej decyzji o odmowie wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub decyzji o cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa" (art. 107 ust. 1 pkt 7).

W SOP spór o poświadczenie jest więc w praktyce sporem o służbę — i trzeba go prowadzić od pierwszego dnia postępowania sprawdzającego, a nie dopiero po decyzji kadrowej.

Wojsko: zwolnienie możliwe, ale nie obowiązkowe

Ustawa z 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 825) zawiera kilka przepisów wprost dotyczących poświadczenia:

• Kontrolne postępowanie a stanowisko. Żołnierza zawodowego można zwolnić z zajmowanego stanowiska służbowego w przypadku wszczęcia kontrolnego postępowania sprawdzającego (art. 199 ust. 2 pkt 2). Przenosi się go wtedy do dyspozycji na czas postępowania, a na zwolnione stanowisko nie wyznacza się innego żołnierza do czasu jego zakończenia — można jedynie powierzyć obowiązki na tym stanowisku innemu żołnierzowi (art. 199 ust. 4).
• Odmowa lub cofnięcie a służba. Żołnierza zawodowego można zwolnić z zawodowej służby wojskowej wskutek odmowy wydania lub cofnięcia mu wymaganego poświadczenia bezpieczeństwa (art. 228 ust. 1 pkt 2). To podstawa fakultatywna — organ nie musi z niej skorzystać, a zwolnienie następuje odrębną decyzją (art. 229 ust. 1).
• Niższe stanowisko tylko za zgodą. Żołnierza pełniącego służbę w dyspozycji można wyznaczyć na niższe stanowisko wyłącznie za jego pisemną zgodą (art. 194 ust. 1).
• Zwrot kosztów nauki. Z żołnierzem kierowanym na naukę, staż, kurs lub inne szkolenie na koszt wojska, którego koszt przekracza sześciokrotność najniższego uposażenia zasadniczego, zawiera się umowę o zwrocie kosztów. Zwolnienie na podstawie art. 228 ust. 1 pkt 2 przed upływem określonego w umowie okresu służby należy do przypadków, w których koszty zwraca się w wysokości proporcjonalnej do czasu służby po zakończeniu nauki (art. 106 ust. 1). W szczególnie uzasadnionych przypadkach Minister Obrony Narodowej może zwolnić z tego obowiązku (art. 106 ust. 4).
• Świadczenie teleinformatyczne. Żołnierzowi realizującemu zadania z zakresu cyberbezpieczeństwa nie wypłaca się tego świadczenia za miesiąc, w którym prowadzono wobec niego kontrolne postępowanie sprawdzające (art. 448 ust. 6 pkt 4).
• Inne rodzaje służby wojskowej. Żołnierza pełniącego służbę inną niż zawodowa — poza obowiązkową zasadniczą służbą wojskową oraz służbą w razie mobilizacji i w czasie wojny — można zwolnić przed upływem czasu jej trwania w przypadku odmowy wydania lub cofnięcia poświadczenia, a także gdy nie wyraził zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego (art. 128 ust. 2 pkt 2).

Postępowania wobec żołnierzy często prowadzi Służba Kontrwywiadu Wojskowego — piszemy o tym w artykule o postępowaniu prowadzonym przez SKW.

Policja, Straż Graniczna, Służba Więzienna, ABW, AW, CBA, SKW i SWW

W ustawach o tych formacjach poświadczenie i postępowanie sprawdzające pojawiają się przede wszystkim przy przyjęciu do służby. Nie ma w nich przepisu, który wiązałby odmowę wydania lub cofnięcie poświadczenia ze zwolnieniem ze służby albo z przeniesieniem na inne stanowisko. Nie znaczy to, że utrata poświadczenia jest obojętna:

• funkcjonariusz co do zasady nie może dalej zajmować stanowiska wymagającego dostępu do informacji „poufnych" lub wyższych (art. 21 ust. 1 ustawy o ochronie informacji niejawnych) — formacja musi więc zdecydować, gdzie może on pełnić służbę;
• do rozstrzygnięć kadrowych stosuje się wtedy ogólne przepisy pragmatyk o przeniesieniu i zwolnieniu. Najszerszą fakultatywną podstawą zwolnienia jest klauzula „gdy wymaga tego ważny interes służby" (art. 41 ust. 2 pkt 5 ustawy o Policji, art. 45 ust. 2 pkt 5 ustawy o Straży Granicznej, art. 60 ust. 2 pkt 5 ustawy o ABW oraz AW, art. 19 ust. 2 pkt 6 ustawy o służbie funkcjonariuszy SKW oraz SWW), a w Służbie Więziennej — sytuacja, gdy „dalsze pozostawanie funkcjonariusza w służbie nie daje się pogodzić z dobrem służby" (art. 96 ust. 2 pkt 10 ustawy o Służbie Więziennej). W katalogu podstaw zwolnienia funkcjonariusza CBA (art. 64 ustawy o CBA) takiej ogólnej klauzuli nie ma;
• żadna z tych klauzul nie odwołuje się do poświadczenia. Przełożony, który chciałby z niej skorzystać, musiałby wykazać, dlaczego w konkretnej sprawie brak poświadczenia przemawia za zwolnieniem, a nie za przeniesieniem na stanowisko bez dostępu do informacji niejawnych.

Poza warunkami przyjęcia do służby (art. 31 ust. 1) ustawa o Straży Granicznej łączy rękojmię zachowania tajemnicy ze stosunkiem służbowym wprost tylko w przepisach o funkcjonariuszu przywróconym do służby: jeżeli po zwolnieniu zaistniały okoliczności uniemożliwiające jej pełnienie, w szczególności „niedawanie rękojmi zachowania tajemnicy stosownie do wymogów określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych", stosunek służbowy ulega rozwiązaniu na podstawie art. 45 ust. 2 pkt 5 (art. 46 ust. 2a i art. 46b ust. 2).

Państwowa Straż Pożarna, służba cywilna, Krajowa Administracja Skarbowa

Również ustawy o Państwowej Straży Pożarnej, o służbie cywilnej i o Krajowej Administracji Skarbowej nie łączą odmowy ani cofnięcia poświadczenia ze zwolnieniem. Znaczenie poświadczenia zależy tu od stanowiska: jeżeli wymaga ono dostępu do informacji niejawnych, jego utrata oznacza konieczność zmiany zadań albo stanowiska na zasadach ogólnych.

Poświadczenie z formacji nie przechodzi do nowej pracy

Kto po utracie poświadczenia — albo z innych powodów — zmienia pracę, powinien pamiętać o trzech regułach:

• poświadczenia wydane przez formacje, które same sprawdzają swoich funkcjonariuszy, żołnierzy i pracowników (AW, CBA, SOP, Policja, Służba Więzienna, SWW, Straż Graniczna i Żandarmeria Wojskowa — art. 23 ust. 5), zachowują ważność wyłącznie w okresie pracy lub służby w organie, który przeprowadził postępowanie (art. 29 ust. 5);
• takie poświadczenie nie zwalnia też z postępowania sprawdzającego u nowego pracodawcy (art. 34 ust. 1);
• po odmowie nowe postępowanie sprawdzające można przeprowadzić najwcześniej po roku od doręczenia decyzji (art. 30 ust. 7). Dla cofnięcia poświadczenia ustawa takiej karencji wprost nie przewiduje; ponieważ jednak do kontrolnego postępowania stosuje się przepisy art. 30 (art. 33 ust. 8), nie można wykluczyć, że organ zastosuje ją odpowiednio.

Co robić, gdy poświadczenie jest zagrożone

1. Odwołanie w 14 dni. Od decyzji o odmowie albo cofnięciu wydanej przez ABW, SKW albo formację prowadzącą postępowania wobec własnych funkcjonariuszy (m.in. Policję, Straż Graniczną, Służbę Więzienną, SOP, CBA) przysługuje odwołanie do Prezesa Rady Ministrów (art. 35 ust. 1). Od decyzji pełnomocnika ochrony wydanej w zwykłym postępowaniu — poza tymi formacjami — odwołanie przysługuje do Szefa ABW albo Szefa SKW (art. 37 ust. 1). W SOP to w praktyce obrona samej służby. Szczegóły opisujemy w artykule o odwołaniu od odmowy wydania poświadczenia.
2. Kalendarz kontrolnego postępowania. Terminy z art. 33 ust. 9–11 liczy się od dnia wszczęcia postępowania — jeżeli nie zakończy się ono przed upływem 12 miesięcy od wszczęcia, kończy się decyzją o umorzeniu. O pierwszych krokach piszemy w tekście o zawiadomieniu o kontrolnym postępowaniu sprawdzającym.
3. Decyzja kadrowa to osobna sprawa. Zwolnienie ze stanowiska, przeniesienie czy zwolnienie ze służby to odrębne rozstrzygnięcia, które co do zasady podlegają kontroli w trybie właściwej pragmatyki. Przy podstawach fakultatywnych — jak w wojsku czy przy klauzuli ważnego interesu służby — warto je kwestionować niezależnie od sporu o poświadczenie: wskazywać dostępne stanowiska bez dostępu do informacji niejawnych, przebieg służby i toczące się odwołanie.
4. Równoległe postępowania. Gdy w tle toczy się postępowanie dyscyplinarne lub karne, strategię trzeba ustawić wspólnie — wyjaśniamy to w artykule o postępowaniu dyscyplinarnym a cofnięciu poświadczenia.

Najczęstsze pytania

Czy po cofnięciu poświadczenia zostanę zwolniony ze służby?

Obowiązkowe zwolnienie przewiduje ustawa o Służbie Ochrony Państwa (art. 107 ust. 1 pkt 7). W wojsku zwolnienie żołnierza zawodowego jest możliwe, ale fakultatywne (art. 228 ust. 1 pkt 2 ustawy o obronie Ojczyzny). Ustawy o Policji, Straży Granicznej, Służbie Więziennej, ABW i AW, CBA oraz SKW i SWW nie przewidują odrębnej podstawy zwolnienia z tego powodu.

Czy mogę dalej pracować z informacjami „zastrzeżonymi"?

Po decyzji o odmowie — to zależy od kierownika jednostki. Ustawa nakazuje wtedy odciąć dostęp do informacji niejawnych, ale z zastrzeżeniem art. 21 ust. 4, który dla klauzuli „zastrzeżone" przewiduje dopuszczenie na podstawie pisemnego upoważnienia kierownika i po odbyciu szkolenia (art. 30 ust. 6). Przepis o kontrolnym postępowaniu sprawdzającym takiego zastrzeżenia nie zawiera (art. 33 ust. 7).

Czy poświadczenie wydane przez Policję będzie ważne w nowej pracy?

Nie. Poświadczenia wydane przez formacje z art. 23 ust. 5 zachowują ważność tylko w okresie służby w organie, który je wydał (art. 29 ust. 5), i nie zwalniają z postępowania sprawdzającego u nowego pracodawcy (art. 34 ust. 1).

Czy żołnierz zwolniony z powodu cofnięcia poświadczenia zwraca koszty nauki?

Jeżeli zawarł umowę o kształcenie na koszt wojska i został zwolniony przed upływem określonego w niej okresu służby — co do zasady tak. Zwolnienie na podstawie art. 228 ust. 1 pkt 2 jest jednym z przypadków, w których koszty zwraca się w wysokości proporcjonalnej do czasu służby po zakończeniu nauki (art. 106 ust. 1); w szczególnie uzasadnionych przypadkach Minister Obrony Narodowej może zwolnić z tego obowiązku (art. 106 ust. 4).

Kiedy mogę ponownie ubiegać się o poświadczenie?

Po odmowie — najwcześniej po roku od doręczenia decyzji (art. 30 ust. 7). Po cofnięciu poświadczenia ustawa nie przewiduje karencji wprost, ale ze względu na odesłanie do art. 30 w art. 33 ust. 8 nie można wykluczyć, że organ zastosuje ją odpowiednio. Nowe postępowanie wymaga też, by pracodawca lub formacja chcieli ponownie skierować daną osobę na stanowisko z dostępem do informacji niejawnych.

Treść ma charakter informacyjny i nie zastępuje analizy konkretnej sprawy — skutki służbowe zależą od formacji, stanowiska i etapu postępowania. Zobacz, jak prowadzimy odwołania od odmowy i cofnięcia poświadczenia.

*JP Legal — Kancelaria Radcy Prawnego Jacka Posyniaka*