Przedłużenie poświadczenia bezpieczeństwa — jak działa kolejne postępowanie sprawdzające

„Poświadczenie kończy mi się za pół roku — jak je przedłużyć?” Ustawa o ochronie informacji niejawnych nie zna przedłużenia poświadczenia bezpieczeństwa. Poświadczenie wygasa z upływem terminu, na który je wydano, a dalszy dostęp do informacji niejawnych wymaga przejścia kolejnego postępowania sprawdzającego. Wyjaśniamy, kto je uruchamia, ile czasu ma organ, co zmienia się w ankiecie i co zrobić, gdy terminy zaczynają się rozjeżdżać. Opieramy się na ustawie z 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2025 r. poz. 1209).

Na jak długo wydaje się poświadczenie

Poświadczenie bezpieczeństwa wydaje się na czas określony (art. 29 ust. 3):

• 10 lat — przy dostępie do informacji o klauzuli „poufne”,
• 7 lat — przy klauzuli „tajne”,
• 5 lat — przy klauzuli „ściśle tajne”.

Poświadczenie na wyższą klauzulę uprawnia także do dostępu do informacji o niższej klauzuli, i to również w odniesieniu do poświadczeń organizacji międzynarodowych (art. 29 ust. 4). Termin ważności jest jednym z obowiązkowych elementów poświadczenia (art. 29 ust. 2 pkt 9) — od niego liczy się wszystko, o czym piszemy niżej.

Odrębna reguła dotyczy formacji, które same sprawdzają swoich funkcjonariuszy, żołnierzy i pracowników (AW, CBA, SOP, Policja, Służba Więzienna, SWW, Straż Graniczna, Żandarmeria Wojskowa — art. 23 ust. 5). Wydane przez nie poświadczenia zachowują ważność wyłącznie w okresie pracy lub służby w tej formacji (art. 29 ust. 5).

Przedłużenia nie ma — jest kolejne postępowanie

Art. 32 ust. 1 stanowi, że na pisemny wniosek kierownika jednostki organizacyjnej lub osoby uprawnionej do obsady stanowiska, złożony co najmniej na 6 miesięcy przed upływem terminu ważności poświadczenia, właściwy organ przeprowadza kolejne postępowanie sprawdzające.

Z tego przepisu wynikają trzy rzeczy, o których warto pamiętać:

• wniosek składa pracodawca lub przełożony, a nie sama osoba sprawdzana. W praktyce sprawę prowadzi pełnomocnik ochrony albo kadry — ale to osoba, której poświadczenie wygasa, ma największy interes w tym, żeby wniosek wyszedł na czas;
• kolejne postępowanie to pełne postępowanie sprawdzające. Stosuje się do niego przepisy właściwego postępowania — zwykłego albo poszerzonego (art. 32 ust. 2). Prowadzi je organ właściwy dla danego rodzaju postępowania: przy klauzuli „poufne” co do zasady pełnomocnik ochrony, przy klauzulach wyższych i informacjach międzynarodowych — ABW albo SKW, a w formacjach z art. 23 ust. 5 — sama formacja (art. 22 i 23);
• organ bada te same przesłanki co w pierwszym postępowaniu (art. 24 ust. 2, a w poszerzonym także ust. 3), może przeprowadzić te same czynności (art. 25 i 26) i musi zapewnić wysłuchanie, jeżeli pojawią się wątpliwości (art. 25 ust. 6). Potrzebna jest też ponownie pisemna zgoda osoby sprawdzanej (art. 24 ust. 8).

Krótko mówiąc: dotychczasowe poświadczenie niczego nie przesądza. Jeżeli od poprzedniego postępowania zmieniło się życie osobiste, zawodowe albo finansowe, organ oceni to od nowa. O tym, jak przebiega samo postępowanie, piszemy w opracowaniu Postępowanie sprawdzające krok po kroku.

Termin: do dnia wygaśnięcia, a nie trzy miesiące

W zwykłym i poszerzonym postępowaniu czynności powinny zakończyć się w ciągu 3 miesięcy od złożenia wypełnionej ankiety albo wniosku wraz z ankietą (art. 24 ust. 6). W kolejnym postępowaniu ten termin nie ma zastosowania. Zamiast niego obowiązuje inny punkt odniesienia: postępowanie powinno być zakończone przed upływem terminu ważności dotychczasowego poświadczenia (art. 32 ust. 3).

Sześć miesięcy wyprzedzenia przy składaniu wniosku ma dać organowi czas na przeprowadzenie całego postępowania przed wygaśnięciem poświadczenia. Słowo „powinno” oznacza jednak termin instrukcyjny: jego przekroczenie nie kończy postępowania ani nie przedłuża ważności starego poświadczenia.

Jeżeli poświadczenie wygaśnie, zanim zapadnie rozstrzygnięcie, osoba traci podstawę dostępu do informacji „poufne” lub wyższych — dopuszczenie do takiej pracy lub służby wymaga uzyskania poświadczenia (art. 21 ust. 1). Ustawa przewiduje dwa rozwiązania pomostowe dla osoby, wobec której wszczęto postępowanie sprawdzające:

• klauzula „poufne” — pisemną zgodę na udostępnienie takich informacji może wyrazić kierownik jednostki organizacyjnej, w której osoba jest zatrudniona, pełni służbę lub wykonuje czynności zlecone (art. 34 ust. 9);
• klauzule „tajne” i „ściśle tajne” — pisemną zgodę na udostępnienie informacji osobie, wobec której wszczęto poszerzone postępowanie sprawdzające, mogą wyrazić m.in. minister właściwy dla danego działu, kierownik urzędu centralnego, a w przypadku ich braku ABW albo SKW (art. 34 ust. 5 pkt 2).

To rozwiązania wyjątkowe i zależne od decyzji przełożonych — nie zastępują wniosku złożonego na czas. Wszystkie terminy postępowań zebraliśmy w opracowaniu Ile trwa postępowanie sprawdzające.

Co wypełnia się w ankiecie przy kolejnym postępowaniu

Kolejne postępowanie wymaga wypełnienia nowej ankiety bezpieczeństwa osobowego. Instrukcja do ankiety, stanowiąca załącznik do ustawy, przewiduje jedno ułatwienie: część III („Dane dotyczące historii życia zawodowego i osobistego”) wypełnia się wyłącznie za okres od daty wypełnienia poprzedniej ankiety do dnia wypełnienia nowej, a przy danych, które się nie zmieniły, wpisuje się „bez zmian” (pkt 14 instrukcji).

Pozostałe części wypełnia się na zwykłych zasadach. W poszerzonym postępowaniu dochodzą część V (stan zdrowia) i część VI (sytuacja majątkowo-finansowa), których w zwykłym postępowaniu się nie wypełnia (pkt 11 instrukcji). Część VII (osoby polecające) wypełniają osoby ubiegające się o poświadczenie „ściśle tajne” albo o odpowiadającą jej klauzulę organizacji międzynarodowej (pkt 12 instrukcji).

Na co zwrócić uwagę:

• zmiany od poprzedniego postępowania — nowy związek lub małżeństwo, członkowie rodziny, zmiana miejsca zamieszkania, nowe zatrudnienie, kredyty i zadłużenie, pobyty za granicą i kontakty z cudzoziemcami. To właśnie te obszary najczęściej budzą pytania organu; o wątku zagranicznym piszemy w artykule o kontaktach zagranicznych i wyjazdach w ankiecie;
• spójność z poprzednią ankietą — organ może porównać obie ankiety. Rozbieżność, której nie da się wytłumaczyć, może zostać potraktowana jako ukrywanie lub świadomie niezgodne z prawdą podawanie informacji (art. 24 ust. 2 pkt 4). Jeżeli w poprzedniej ankiecie był błąd, lepiej go wyjaśnić, niż powielić — piszemy o tym w opracowaniu o błędzie w ankiecie bezpieczeństwa osobowego;
• części V i VI w poszerzonym postępowaniu — dokumenty dotyczące leczenia i finansów warto zebrać przed wypełnieniem ankiety, a nie w trakcie.

Szczegółowo omawiamy ankietę w poradniku o ankiecie bezpieczeństwa osobowego.

Poświadczenia NATO i UE dzielą los poświadczenia krajowego

Jeżeli osoba ma ważne poświadczenie krajowe wydane przez ABW, SKW, AW lub SWW, a zostaje skierowany wobec niej wniosek o poświadczenie organizacji międzynarodowej, nie wypełnia nowej ankiety. Poświadczenie NATO lub UE wydaje się jednak jedynie na okres ważności posiadanego poświadczenia krajowego (art. 32 ust. 4).

W praktyce oznacza to, że planując kolejne postępowanie krajowe, planuje się zarazem ciągłość dostępu do informacji międzynarodowych. Spóźniony wniosek o kolejne postępowanie krajowe może przerwać pracę na stanowisku w strukturach NATO czy w instytucji unijnej. Więcej o poświadczeniach międzynarodowych — w opracowaniu Poświadczenie bezpieczeństwa NATO i UE.

Zmiana pracy w trakcie ważności poświadczenia

Ważne poświadczenie „przechodzi” z osobą do nowego pracodawcy. Postępowania sprawdzającego nie przeprowadza się, jeżeli osoba przedstawi poświadczenie odpowiednie do wymaganej klauzuli — z wyjątkiem poświadczeń wydanych przez formacje z art. 23 ust. 5 (art. 34 ust. 1). Kierownik nowej jednostki w ciągu 7 dni informuje o zatrudnieniu organ, który wydał poświadczenie, oraz odpowiednio ABW lub SKW (art. 34 ust. 2).

Termin ważności się jednak nie zmienia. Kolejne postępowanie uruchomi już nowy pracodawca, a przeprowadzi je organ właściwy dla nowego stanowiska (art. 32 ust. 1).

Kolejne a kontrolne postępowanie — nie myl ich

Oba postępowania dotyczą osoby, która ma poświadczenie, ale działają zupełnie inaczej:

• kolejne postępowanie jest planowe — uruchamia je wniosek przed upływem ważności, osoba wypełnia nową ankietę, a do czasu wygaśnięcia poświadczenia zachowuje dostęp do informacji niejawnych;
• kontrolne postępowanie wszczyna się, gdy ujawnią się nowe informacje wskazujące, że osoba nie daje rękojmi zachowania tajemnicy (art. 33 ust. 1). Osoba nie wypełnia nowej ankiety, a po otrzymaniu zawiadomienia o wszczęciu kierownik uniemożliwia jej dostęp do informacji niejawnych (art. 33 ust. 7). Postępowanie może skończyć się cofnięciem poświadczenia (art. 33 ust. 11 pkt 1).

Jeżeli zamiast spodziewanego kolejnego postępowania przychodzi zawiadomienie o kontrolnym, przeczytaj nasze opracowanie o pierwszych dniach po zawiadomieniu o kontrolnym postępowaniu sprawdzającym.

Gdy kolejne postępowanie kończy się odmową

Kolejne postępowanie może zakończyć się wydaniem nowego poświadczenia (art. 29 ust. 1), odmową (art. 30) albo umorzeniem (art. 31). Odmowa działa tak samo jak przy pierwszym postępowaniu: osoba uprawniona do obsady stanowiska niezwłocznie uniemożliwia dostęp do informacji niejawnych (art. 30 ust. 6), a od decyzji przysługuje odwołanie w terminie 14 dni od doręczenia — do Prezesa Rady Ministrów, a od decyzji pełnomocnika ochrony do Szefa ABW albo Szefa SKW (art. 35 ust. 2 i art. 37). Nowe postępowanie wobec osoby, której odmówiono poświadczenia, można przeprowadzić najwcześniej po roku od doręczenia decyzji (art. 30 ust. 7).

Termin na odwołanie policzysz w naszym kalkulatorze terminów, a o samym odwołaniu piszemy w opracowaniu o odwołaniu od odmowy poświadczenia bezpieczeństwa.

Kalendarz w praktyce

1. Sprawdź datę ważności swojego poświadczenia i to, kto je wydał.
2. Około 7–8 miesięcy przed wygaśnięciem przypomnij pełnomocnikowi ochrony lub kadrom o kolejnym postępowaniu — wniosek musi zostać złożony co najmniej 6 miesięcy przed upływem ważności (art. 32 ust. 1).
3. Przygotuj ankietę — przede wszystkim zmiany od poprzedniego postępowania i dokumenty, które je wyjaśniają.
4. Jeżeli masz poświadczenie NATO lub UE, uwzględnij, że jego termin jest powiązany z krajowym (art. 32 ust. 4).
5. Gdy termin jest zagrożony, zapytaj przełożonych o zgodę z art. 34 ust. 9 lub ust. 5 pkt 2 — zanim poświadczenie wygaśnie, a nie po fakcie.

Jeżeli chcesz, żebyśmy przed złożeniem sprawdzili ankietę do kolejnego postępowania, zajrzyj na stronę usługi Weryfikacja ankiety bezpieczeństwa osobowego.

Podsumowanie

Poświadczenia bezpieczeństwa nie da się przedłużyć. Przed upływem 10, 7 albo 5 lat trzeba przejść kolejne postępowanie sprawdzające, które uruchamia wniosek pracodawcy złożony co najmniej 6 miesięcy przed wygaśnięciem poświadczenia (art. 32 ust. 1). Postępowanie powinno zakończyć się przed upływem ważności dotychczasowego poświadczenia, a trzymiesięczny termin z art. 24 ust. 6 tu nie obowiązuje (art. 32 ust. 3). W nowej ankiecie część III wypełnia się tylko za okres od poprzedniej ankiety, ale organ ocenia rękojmię od nowa — dlatego największe znaczenie mają zmiany, które zaszły od ostatniego postępowania, i spójność z tym, co zostało wtedy zadeklarowane.

JP LEGAL Adwokaci i Radcy Prawni